TenantTrax360 gestion locative et immobilière
TenantTrax360 est votre solution tout-en-un de gestion immobilière, conçue pour les propriétaires et les gestionnaires de biens, quelle que soit la taille de leur parc. Du logement unique aux grands ensembles résidentiels, gérez locataires, baux, encaissement des loyers et maintenance en toute fluidité, même sans connexion Internet.
- Gestion des biens et des logements
- Gestion des locataires
- Gestion des baux
Le défi
La réalité de la gestion de votre entreprise
La réalité de la gestion de vos biens
Gérer des biens locatifs aujourd’hui, c’est jongler avec de multiples défis qui vous font perdre du temps et pèsent sur votre rentabilité :
- L’encaissement des loyers exige des relances constantes, et vous ne savez jamais qui a payé avant d’avoir consulté la banque.
- Les dossiers des locataires sont éparpillés entre carnets, messages WhatsApp et feuilles de calcul disparates.
- Les échéances des baux vous prennent au dépourvu et ne laissent pas le temps de bien négocier les renouvellements ni de chercher de nouveaux locataires.
- Les demandes de maintenance arrivent par téléphone à toute heure, sans moyen méthodique de les suivre ni de les hiérarchiser.
- Le calcul des charges (eau, électricité) prend des heures, et les locataires contestent les montants faute de justificatifs.
- Des logements restent vacants pendant des semaines, faute de temps pour les commercialiser activement.
- Les rapports de fin de mois aux propriétaires tournent au cauchemar de calculs manuels et d’approximations.
Chaque jour sans système adapté, ce sont des revenus locatifs perdus, des litiges avec les locataires et des biens qui ne rapportent pas ce qu’ils devraient.
Notre solution
Comment nous vous aidons
Comment nous vous aidons
TenantTrax360 élimine la complexité de la gestion immobilière grâce à un système intelligent unique, qui fonctionne comme les propriétaires. Conçu spécifiquement pour les marchés locatifs ougandais et africains, il gère tout, de la sélection des locataires jusqu’à leur départ, en ligne ou hors ligne, sur n’importe quel appareil.
Que vous gériez quelques maisons en location ou un grand ensemble résidentiel, que vous perceviez les loyers chaque mois ou selon un autre calendrier, que vous assuriez vous-même la maintenance ou fassiez appel à des prestataires, TenantTrax360 s’adapte précisément à votre modèle de gestion, sans vous obliger à changer votre façon de travailler.
Ce qui est inclus
Fonctionnalités clés
Gestion des biens et des logements
Base de données complète des biens avec détails des logements, équipements et photos. Plans et caractéristiques des pièces. Numéros de compteurs et raccordements aux réseaux. Gestion des clés. Documentation de l’état des lieux.
Gestion des locataires
Fiches locataires complètes : coordonnées, situation professionnelle et contacts d’urgence. Stockage des documents (pièces d’identité, contrats). Historique des échanges. Références locatives antérieures.
Gestion des baux
Création de baux numériques à partir de modèles personnalisables. Clauses et conditions du bail. Clauses de révision du loyer. Suivi des dépôts de garantie. Rappels de renouvellement. Documentation des entrées et sorties des lieux.
Gestion des logements vacants
Annonces des logements disponibles. Intégration marketing. Planification des visites. Suivi des candidatures. Aide à la sélection des locataires. Liste de contrôle d’emménagement automatisée.
Encaissement des loyers
Facturation automatique des loyers selon votre calendrier. Plusieurs modes de paiement (Mobile Money, virement bancaire, espèces). Suivi des paiements et reçus. Calcul des pénalités de retard. Gestion des arriérés. Rappels de paiement par SMS.
Facturation des charges
Saisie et suivi des relevés de compteurs. Facturation selon la consommation. Répartition des charges de service. Suivi des arriérés de charges. Analyse de l’historique de consommation.
Gestion financière
Suivi des recettes et des dépenses par bien ou par logement. Analyse budget/réalisé. Relevés pour les propriétaires. Rapprochement bancaire. Paiements fournisseurs. Gestion de la petite caisse.
Portail propriétaire
Transparence pour les propriétaires. Vue de l’occupation en temps réel. États financiers. Suivi de la maintenance. Tableaux de bord de performance. Accès aux documents.
Portail locataire
Portail en libre-service pour les locataires. Paiement du loyer en ligne. Envoi des demandes de maintenance. Accès aux documents. Consultation de l’historique des paiements. Échanges avec la gestion.
Centre de communication
SMS et e-mails aux locataires. Diffusion d’annonces. Envoi d’avis avec accusé de lecture. Modèles de messages. Messages programmés.
Gestion documentaire
Stockage sécurisé des baux, pièces d’identité et documents juridiques. Gestion des versions. Signatures électroniques. Suivi des échéances des licences et permis.
Gestion de la maintenance
Portail de demandes pour les locataires. Création et attribution des ordres de travail. Gestion des prestataires. Suivi des coûts. Vérification de l’achèvement des travaux. Planification de la maintenance préventive.
Synchronisation hors ligne
Travaillez sans Internet : toutes les transactions sont enregistrées localement et se synchronisent automatiquement au retour de la connexion. Votre gestion ne s’arrête jamais, même dans les zones où la connexion est instable.
Rapports et analyses
Taux et tendances d’occupation. États locatifs. Analyse de l’ancienneté des arriérés. Analyse des coûts de maintenance. Comparaison des performances des biens. Générateur de rapports personnalisés.
Gestion des biens et des logements
Base de données complète des biens avec détails des logements, équipements et photos. Plans et caractéristiques des pièces. Numéros de compteurs et raccordements aux réseaux. Gestion des clés. Documentation de l’état des lieux.
Gestion des locataires
Fiches locataires complètes : coordonnées, situation professionnelle et contacts d’urgence. Stockage des documents (pièces d’identité, contrats). Historique des échanges. Références locatives antérieures.
Gestion des baux
Création de baux numériques à partir de modèles personnalisables. Clauses et conditions du bail. Clauses de révision du loyer. Suivi des dépôts de garantie. Rappels de renouvellement. Documentation des entrées et sorties des lieux.
Gestion des logements vacants
Annonces des logements disponibles. Intégration marketing. Planification des visites. Suivi des candidatures. Aide à la sélection des locataires. Liste de contrôle d’emménagement automatisée.
Encaissement des loyers
Facturation automatique des loyers selon votre calendrier. Plusieurs modes de paiement (Mobile Money, virement bancaire, espèces). Suivi des paiements et reçus. Calcul des pénalités de retard. Gestion des arriérés. Rappels de paiement par SMS.
Facturation des charges
Saisie et suivi des relevés de compteurs. Facturation selon la consommation. Répartition des charges de service. Suivi des arriérés de charges. Analyse de l’historique de consommation.
Gestion financière
Suivi des recettes et des dépenses par bien ou par logement. Analyse budget/réalisé. Relevés pour les propriétaires. Rapprochement bancaire. Paiements fournisseurs. Gestion de la petite caisse.
Portail propriétaire
Transparence pour les propriétaires. Vue de l’occupation en temps réel. États financiers. Suivi de la maintenance. Tableaux de bord de performance. Accès aux documents.
Portail locataire
Portail en libre-service pour les locataires. Paiement du loyer en ligne. Envoi des demandes de maintenance. Accès aux documents. Consultation de l’historique des paiements. Échanges avec la gestion.
Centre de communication
SMS et e-mails aux locataires. Diffusion d’annonces. Envoi d’avis avec accusé de lecture. Modèles de messages. Messages programmés.
Gestion documentaire
Stockage sécurisé des baux, pièces d’identité et documents juridiques. Gestion des versions. Signatures électroniques. Suivi des échéances des licences et permis.
Gestion de la maintenance
Portail de demandes pour les locataires. Création et attribution des ordres de travail. Gestion des prestataires. Suivi des coûts. Vérification de l’achèvement des travaux. Planification de la maintenance préventive.
Synchronisation hors ligne
Travaillez sans Internet : toutes les transactions sont enregistrées localement et se synchronisent automatiquement au retour de la connexion. Votre gestion ne s’arrête jamais, même dans les zones où la connexion est instable.
Rapports et analyses
Taux et tendances d’occupation. États locatifs. Analyse de l’ancienneté des arriérés. Analyse des coûts de maintenance. Comparaison des performances des biens. Générateur de rapports personnalisés.
Solutions sectorielles
Adapté à votre type d’activité
Optimisé pour les maisons individuelles en location :
- Suivi bien par bien
- Gestion simple des locataires
- Communication directe entre propriétaire et locataire
- Gestion de base de la maintenance
- Suivi financier essentiel
Idéal pour les ensembles de plusieurs logements :
- Gestion des logements par immeuble
- Calcul des charges de service
- Entretien des parties communes
- Réservation des ascenseurs et des équipements
- Annonces à l’échelle de l’immeuble
Conçu pour les bureaux et les locaux commerciaux :
- Formules de révision des loyers
- Charges CAM (entretien des parties communes)
- Suivi des aménagements et des remises en état
- Exigences propres aux locataires professionnels
- Gestion des baux de longue durée
Pour les biens à usages multiples :
- Logements résidentiels et locaux commerciaux
- Structures de facturation différenciées
- Répartition des services partagés
- Rapports consolidés
- Gestion unifiée
Adapté aux résidences étudiantes :
- Baux calés sur l’année universitaire
- Gestion des chambres partagées
- Suivi des parents et garants
- Facturation par semestre
- Renouvellements selon les périodes d’études
Pour les appartements meublés et les locations de type Airbnb :
- Gestion des réservations
- Plannings de ménage
- Communication avec les voyageurs
- Tarifs à la journée et à la semaine
- Calendrier d’occupation
Options flexibles
Choisissez votre formule
MensuelAnnuel (save 20%)
Essai gratuit de 30 jours
UGX 0/ 30 jours
UGX 0/ 30 jours facturé annuellement
- Accès complet au système
- Mise en service et configuration incluses
- Toutes les fonctionnalités débloquées
- Aucune carte bancaire requise
- Résiliable à tout moment
Essentiel
UGX 50,000/ mois
UGX 40,000/ mois facturé annuellement
- Jusqu’à 3
- Jusqu’à 20
- 2
- 5 Go
- Accès à l’application mobile
- De base
- Portail propriétaire
- 50/mois
- De base
- 10+ standard
- Tutoriels vidéo
- 30 jours
Professionnel
UGX 100,000/ mois
UGX 80,000/ mois facturé annuellement
- Jusqu’à 10
- Jusqu’à 100
- 5
- 25 Go
- Accès à l’application mobile
- Complet
- Portail propriétaire
- 200/mois
- Complet
- 25+ avancés
- Prioritaire + téléphone
- 2 sessions sur site
- 30 jours
Entreprise
UGX 200,000/ mois
UGX 160,000/ mois facturé annuellement
- Illimité
- Illimité
- Illimité
- Illimité
- Accès à l’application mobile
- Complet + personnalisé
- Portail propriétaire
- 500/mois
- Complet + portail prestataires
- 40+ personnalisés
- Dédiée 24/7
- Illimitée + sur site
- 30 jours
Pour bien démarrer
Processus de déploiement et de mise en service
Choisissez votre configuration
Choisissez entre l’hébergement cloud (nous gérons tout) et une installation sur site (vous contrôlez le serveur). En mode cloud, votre système est prêt immédiatement. Pour une installation sur site, nous accompagnons votre équipe informatique tout au long de la mise en place.
Configuration initiale
Notre spécialiste de la mise en service configure TenantTrax360 pour votre parc. Nous paramétrons les biens, les logements, les échéanciers de loyers, les tarifs des charges et les rôles utilisateurs, par visioconférence ou sur place.
Migration des données
Importez vos données existantes avec notre aide. Nous fournissons des modèles pour les biens, les locataires, les baux et les soldes. Notre équipe vérifie vos données avant l’import pour en garantir l’exactitude.
Accueil des locataires
Nous vous aidons à présenter le portail à vos locataires grâce à des modèles de messages et des guides d’utilisation. Configuration des modes de paiement et des canaux de communication.
Formation du personnel
Formation pratique complète des gestionnaires immobiliers, gardiens et services comptables, en sessions adaptées à chaque rôle. Nous commençons par les opérations quotidiennes, puis passons aux fonctionnalités avancées.
Lancement
Passez entièrement à TenantTrax360 en toute confiance. Notre équipe d’assistance suit votre compte de près pendant les deux premières semaines et vous contacte de façon proactive si elle remarque quoi que ce soit d’inhabituel.
Prêt à transformer votre gestion immobilière ?
Commencez votre essai gratuit de 30 jours dès aujourd’hui, sans carte bancaire ni engagement. Découvrez toutes les fonctionnalités de TenantTrax360 avec les données réelles de vos biens.
Démarrer l’essai gratuit
Appelez-nous+256 706 107619
Utilisé par plus de 100 propriétaires et gestionnaires immobiliers en Afrique de l’Est Disponibilité garantie à 99,9 % Données chiffrées et sauvegardées chaque jour Aucun contrat à long terme : résiliable à tout moment Satisfait ou remboursé
Donnez votre avis
Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués par *
Veuillez vous connecter pour rédiger un avis !
Il n’y a encore aucun avis.
Simply contact us at +256 706 107619 or request a demo through our website. We'll schedule a call to understand your needs, show you the relevant system, and set up your free trial.
Yes! All our systems come with a 30-day free trial. You get full access to all features with no credit card required and no obligation to continue.
Most implementations take 1-2 weeks depending on the system and your data volume. Simple setups can go live in a few days, while complex multi-branch operations may take 3-4 weeks.
Pricing varies by system and plan. Most systems start at UGX 50,000/month for small businesses, with Professional plans around UGX 100,000/month and Enterprise plans from UGX 150,000-300,000/month. Contact us for a specific quote based on your needs.
We offer both options. Cloud hosting means we manage everything—you just log in from any device. On-premise installation means the software runs on your own server for maximum control. Most customers choose cloud for simplicity.
Very secure. All data is encrypted at rest and in transit using industry-standard encryption. We perform daily backups, use secure data centers, and implement role-based access controls so users only see what they're authorized to view.
All plans include support. Starter plans get email support. Professional plans add priority email and phone support. Enterprise plans include 24/7 dedicated support with a named account manager.
Yes! Tenants can pay via mobile money (MTN, Airtel), bank transfer, or other methods. Payments are automatically recorded and receipts sent instantly.
Yes, you can configure automatic SMS and email reminders before due dates and follow-ups for overdue payments.
Yes, you can record meter readings and the system calculates consumption-based bills automatically, including water, electricity, and other utilities.
Yes, tenants get self-service access to pay rent, view statements, submit maintenance requests, access documents, and communicate with management.