Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 17 décembre 2025
Dernière mise à jour : 17 décembre 2025

1. Introduction

Bienvenue chez Gestlat ThinkLab (« nous », « notre » ou « nos »). Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à assurer la sécurité de vos informations personnelles. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, communiquons et protégeons vos informations lorsque vous visitez notre site web, utilisez nos services ou achetez nos produits.

Nos coordonnées :

• Société : Gestlat ThinkLab
• Adresse : Gestlat ThinkLab Limited, P.O. Box 120356, Wakiso, Uganda
• E-mail :[email protected]
• Téléphone : +256 706 107619

En utilisant nos services, vous acceptez la collecte et l’utilisation des informations conformément à la présente politique.

2. Informations que nous collectons

2.1 Informations personnelles que vous nous fournissez

Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement lorsque vous :

• créez un compte
• achetez des produits ou des services
• demandez une consultation ou un devis
• vous abonnez à notre newsletter
• vous inscrivez à des cours ou à des événements
• contactez le service client
• postulez à un emploi ou à un partenariat de consultant
• remplissez des formulaires sur notre site web

Ces informations peuvent comprendre :

• Données d’identité : nom complet, nom d’utilisateur, civilité, date de naissance
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse physique
• Données financières : données de carte de paiement, numéros Mobile Money, adresse de facturation
• Données de compte : nom d’utilisateur, mot de passe et autres identifiants de sécurité
• Données professionnelles : nom de l’entreprise, type d’activité, secteur, numéro d’identification fiscale
• Données de transaction : détails des achats, licences et abonnements
• Données d’assistance technique : informations sur l’appareil, journaux d’erreurs, tickets d’assistance
• Données marketing : préférences de communication, réponses aux enquêtes

2.2 Informations collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web ou utilisez nos services, nous collectons automatiquement :

• Données d’utilisation : pages visitées, temps passé, liens cliqués, parcours de navigation
• Données de l’appareil : adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, identifiants de l’appareil
• Données de localisation : localisation géographique approximative fondée sur l’adresse IP
• Cookies et données de suivi : informations collectées au moyen de cookies et de technologies similaires (voir notre Politique relative aux cookies)

2.3 Informations provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part :

• des prestataires de paiement : confirmation des transactions et statut des paiements
• des réseaux sociaux : si vous connectez vos comptes de réseaux sociaux
• de partenaires commerciaux : informations partagées dans le cadre de partenariats légitimes
• de sources publiques : informations professionnelles accessibles au public

2.4 Informations dans nos produits logiciels

Lorsque vous utilisez nos systèmes de gestion d’entreprise 360° (Shule360, MiseOps360, etc.), nous pouvons collecter :

• Données d’utilisation de l’application : fonctionnalités utilisées, fréquence, indicateurs de performance
• Données d’activité : enregistrements de transactions, données de stock, informations sur les clients (telles que vous les traitez)
• Données de synchronisation : données synchronisées entre les appareils
• Données d’erreur et de diagnostic : rapports de plantage, journaux de performance

Important : les données d’activité que vous saisissez dans nos systèmes (vos clients, vos transactions, etc.) restent VOS données. Nous ne les traitons que dans la mesure nécessaire pour vous fournir nos services.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos informations aux fins suivantes :

3.1 Fourniture des services

• Fournir, exploiter et maintenir nos services
• Traiter les transactions et envoyer les notifications de transaction
• Délivrer les licences logicielles et les produits numériques
• Assurer le service client et répondre aux demandes
• Envoyer des communications relatives aux services

3.2 Opérations commerciales

• Gérer votre compte et vos abonnements
• Traiter les paiements et prévenir la fraude
• Vérifier votre identité et votre éligibilité
• Respecter nos obligations légales
• Faire appliquer nos conditions et politiques

3.3 Amélioration et développement

• Analyser les habitudes d’utilisation pour améliorer nos services
• Développer de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux produits
• Mener des recherches et des analyses
• Tester les performances et la fiabilité des systèmes

3.4 Marketing et communication

• Envoyer des supports promotionnels et des offres (avec votre consentement)
• Proposer des recommandations personnalisées
• Réaliser des enquêtes et recueillir des retours
• Vous inviter à des événements et à des programmes de formation
• Envoyer des newsletters et des actualités

3.5 Aspects juridiques et sécurité

• Se protéger contre la fraude et les accès non autorisés
• Enquêter sur les activités illégales et les prévenir
• Se conformer aux exigences légales et aux décisions de justice
• Faire valoir nos droits et protéger nos intérêts

4. Base juridique du traitement (Ouganda et Afrique de l’Est)

En vertu des lois sur la protection des données applicables en Afrique de l’Est, nous traitons vos informations personnelles sur les fondements suivants :

4.1 Consentement

Vous avez clairement consenti au traitement de vos données personnelles pour des finalités déterminées (par exemple, les communications marketing).

4.2 Exécution du contrat

Le traitement est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous (par exemple, la fourniture du logiciel acheté ou de l’assistance).

4.3 Obligation légale

Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales découlant du droit ougandais, de la réglementation de la Communauté d’Afrique de l’Est ou d’autres lois applicables.

4.4 Intérêts légitimes

Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts commerciaux légitimes, tels que :

• la prévention de la fraude et la sécurité
• la sécurité des réseaux et de l’information
• l’analyse et l’amélioration de nos activités
• la prospection directe (lorsqu’elle est autorisée)

Nous mettons toujours en balance nos intérêts avec vos droits et libertés.

5. Comment nous partageons vos informations

Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous pouvons partager vos informations dans les cas suivants :

5.1 Prestataires de services

Nous partageons des informations avec des prestataires tiers de confiance qui nous assistent pour :

• le traitement des paiements (opérateurs Mobile Money, prestataires de paiement par carte)
• l’hébergement cloud et le stockage des données
• l’envoi d’e-mails et les plateformes marketing
• les outils de service client
• l’analyse et le suivi des performances

Tous les prestataires de services sont contractuellement tenus de protéger vos données et de ne les utiliser qu’aux fins déterminées.

5.2 Transferts d’entreprise

Si nous sommes concernés par une fusion, une acquisition ou une cession d’actifs, vos informations peuvent être transférées. Nous vous en informerons avant que vos informations ne soient transférées et ne deviennent soumises à une autre politique de confidentialité.

5.3 Obligations légales

Nous pouvons communiquer vos informations lorsque la loi l’exige ou en réponse à :

• des décisions de justice ou des procédures judiciaires
• des demandes des autorités publiques ou de régulation
• la protection de nos droits et de nos biens
• des impératifs de sécurité publique ou d’application de la loi

5.4 Avec votre consentement

Nous pouvons partager vos informations avec des tiers lorsque vous y avez expressément consenti.

5.5 Partenaires commerciaux

Avec votre consentement, nous pouvons partager des informations avec :

• des partenaires de formation, pour la dispense des cours
• des fournisseurs de matériel, pour l’exécution des commandes de produits
• des membres de notre réseau de consultants, pour la fourniture des services

6. Transferts internationaux de données

Vos informations peuvent être transférées et traitées dans des pays situés hors de l’Ouganda et de l’Afrique de l’Est, y compris dans des pays qui ne disposent pas nécessairement des mêmes lois sur la protection des données.

Lorsque nous transférons des données à l’international, nous veillons à mettre en place des garanties appropriées :

• des clauses contractuelles types approuvées par les autorités de protection des données
• des décisions d’adéquation reconnaissant un niveau de protection équivalent
• votre consentement explicite lorsqu’il est requis

Où vos données sont conservées. Nos systèmes et nos sauvegardes sont exploités par les fournisseurs d’infrastructure décrits dans l’article de notre Politique de protection des données consacré aux sous-traitants ultérieurs. Le pays dans lequel chacun d’eux traite les données vous est confirmé par écrit pour votre mission, dans la Déclaration d’assurance en matière de protection des données et de sécurité qui s’y rapporte. Les données personnelles ne sont traitées hors du pays d’hébergement que lorsque la loi applicable le permet, ce qui, dans la plupart des cadres juridiques, exige soit que le pays de destination offre une protection au moins équivalente à celle du pays d’hébergement, soit le consentement de la personne concernée. Si votre propre cadre juridique exige que les données soient conservées dans votre pays, indiquez-le-nous lors de la mise en service et nous vous confirmerons par écrit, avant tout traitement, si nous pouvons satisfaire à cette exigence. Nous tenons un registre du fondement et des garanties de chaque transfert transfrontalier et le mettons à votre disposition et à celle de l’autorité compétente sur demande.

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations personnelles :

7.1 Mesures techniques

• Chiffrement des données en transit (SSL/TLS) et au repos
• Authentification sécurisée et contrôles d’accès
• Tests de sécurité et évaluations des vulnérabilités réguliers
• Systèmes de détection et de prévention des intrusions
• Procédures sécurisées de sauvegarde et de reprise après sinistre

7.2 Mesures organisationnelles

• Formation du personnel à la protection des données
• Accès limité selon le principe du besoin d’en connaître
• Accords de confidentialité avec le personnel et les prestataires
• Révision régulière des politiques de sécurité
• Procédures de réponse aux incidents

Toutefois, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 %. Bien que nous nous efforcions de protéger vos informations, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.

8. Violations de données personnelles

Si nous avons des motifs raisonnables de penser que des données personnelles ont été consultées ou obtenues par une personne non autorisée, nous en informons l’autorité de contrôle sans délai. Lorsque la loi applicable fixe un délai, nous le respectons. Lorsqu’elle n’en fixe aucun, ou qu’elle fixe un délai plus long que notre propre norme, nous procédons à la notification dès que nous acquérons cette conviction, sans attendre.

Lorsque les données appartiennent au système d’un client, nous informons ce client au plus tard dans les 48 heures, et plus tôt chaque fois que cela est possible, en lui indiquant ce qui s’est produit, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures que nous avons prises et un point de contact. Nous le tenons informé au moins tous les deux jours ouvrables jusqu’à la clôture de l’incident.

Les personnes concernées sont informées lorsque l’autorité l’ordonne ou que la loi applicable l’exige, et nous aidons le client à procéder à cette notification.

9. Conservation des données

Nous ne conservons vos informations personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique :

• Données de compte : conservées tant que votre compte est actif, puis pendant 7 ans après sa clôture à des fins juridiques et fiscales
• Historique des transactions : conservé pendant 7 ans à des fins comptables et de conformité fiscale
• Données marketing : conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou pendant 3 ans d’inactivité
• Tickets d’assistance : conservés pendant 3 ans à des fins d’assurance qualité
• Statistiques du site web : données agrégées conservées sans limitation de durée ; données individuelles pendant 26 mois

Lorsque des informations ne sont plus nécessaires, nous les supprimons de manière sécurisée ou les anonymisons.

10. Vos droits en matière de vie privée

En vertu des lois sur la protection des données de l’Ouganda et de l’Afrique de l’Est, vous disposez des droits suivants :

10.1 Droit d’accès

Vous pouvez demander une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

10.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction d’informations inexactes ou incomplètes.

10.3 Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous pouvez demander la suppression de vos informations personnelles dans certaines circonstances.

10.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation que nous faisons de vos informations.

10.5 Droit à la portabilité des données

Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.

10.6 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur des intérêts légitimes ou effectué à des fins de prospection directe.

10.7 Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

10.8 Droit d’introduire une réclamation

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre propre pays.

Pour exercer vos droits :

• E-mail : [email protected]
• À indiquer : votre nom, vos coordonnées et votre demande précise
• Nous accusons réception de votre demande sous cinq jours ouvrables et y répondons intégralement sous 30 jours, et plus tôt lorsque cela est possible. Lorsque les données se trouvent dans le système d’un client, nous transmettons votre demande à ce client sous deux jours ouvrables et l’aidons à y répondre.

11. Protection de la vie privée des enfants

Nos services ne s’adressent pas aux personnes âgées de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès d’enfants.

Certains de nos systèmes sont fournis à des organisations qui détiennent des dossiers d’enfants dans le cadre normal de leurs activités, notamment des écoles qui utilisent Shule360 et des organisateurs de tournois qui utilisent TournaPilot360 pour des événements destinés aux jeunes. Dans ces cas, l’organisation est le responsable du traitement et répond du consentement d’un parent ou tuteur ainsi que des informations qui leur sont communiquées, conformément à la loi applicable. Nous ne traitons ces données que sur instruction de l’organisation et leur appliquons des contrôles supplémentaires : l’accès est limité au plus petit groupe d’utilisateurs nommément désignés que fixe l’organisation, notre propre accès n’est autorisé que pour traiter une demande d’assistance enregistrée et fait l’objet d’une journalisation, et les dossiers ne sont jamais copiés hors du système en production ni utilisés comme données de test.

Si vous pensez que nous avons collecté des informations concernant un enfant, veuillez nous contacter immédiatement.

12. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience. Pour des informations détaillées, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

En bref :

• Cookies essentiels au fonctionnement du site web
• Cookies d’analyse pour comprendre l’utilisation du site
• Cookies marketing pour un contenu personnalisé
• Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies dans votre navigateur

13. Liens vers des sites tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web de tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites en matière de confidentialité. Nous vous encourageons à lire leurs politiques de confidentialité.

14. Communications marketing

14.1 Consentement préalable

Nous ne vous enverrons de communications marketing que si vous :

• y avez consenti lors de votre inscription
• vous êtes abonné à notre newsletter
• avez acheté des produits ou des services sans vous y opposer

14.2 Désinscription

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment :

• en cliquant sur « se désinscrire » dans n’importe quel e-mail marketing
• en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte
• en écrivant à : [email protected]
• en contactant le service client

Nous traitons les demandes de désinscription sous 48 heures.

15. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications prennent effet dès leur publication sur cette page, avec une date de « Dernière mise à jour » actualisée.

En cas de modifications substantielles :

• Nous vous en informerons par e-mail (si vous nous avez communiqué votre adresse)
• Nous pouvons afficher un avis bien visible sur notre site web
• La poursuite de l’utilisation après les modifications vaut acceptation de celles-ci

Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente politique.

16. Nous contacter

Pour toute question ou préoccupation, ou pour exercer vos droits en matière de vie privée :

Équipe chargée de la confidentialité

• E-mail :[email protected]
• Téléphone : +256 706 107619
• Adresse : Gestlat ThinkLab Limited, P.O. Box 120356, Wakiso, Uganda
• Délai de réponse : première réponse sous 5 jours ouvrables

Délégué à la protection des données

• E-mail :[email protected]
• Téléphone : +256 706 107 619
• Adresse postale : Gestlat ThinkLab Limited, P.O. Box 120356, Wakiso, Uganda

Si votre organisation a besoin de ces informations par écrit. Lorsque votre conseil d’administration, votre auditeur, votre autorité de régulation ou votre service des achats a besoin des précisions propres à votre mission — la loi identifiée comme applicable, le lieu de traitement des données, les personnes désignées de part et d’autre et les mesures convenues —, nous émettons pour cette mission une Déclaration d’assurance en matière de protection des données et de sécurité signée. Écrivez à [email protected].

17. Avis de confidentialité propres à certains services

Qui est le responsable du traitement. Ce qui suit s’applique à tous les systèmes de Gestlat ThinkLab, et pas seulement aux écoles.

Lorsqu’une organisation utilise l’un de nos systèmes, c’est elle qui décide quelles données personnelles y sont conservées et pour quelle raison. Cette organisation est le responsable du traitement. Gestlat ThinkLab ne conserve et ne traite les données que sur ses instructions, en qualité de sous-traitant, au sens de la loi sur la protection des données applicable à la mission.

Cela signifie que :

• une école qui utilise Shule360 est responsable du traitement des dossiers de ses élèves, de leurs tuteurs et de son personnel ;
• un établissement de santé qui utilise HealthCenterOps360, ou une pharmacie qui utilise DrugStoreOps360, est responsable du traitement des dossiers de ses patients ;
• un employeur qui utilise Pevron360 est responsable du traitement des dossiers de son personnel et de sa paie ;
• il en va de même pour tous les autres systèmes que nous exploitons.

Si vous êtes patient, élève, tuteur, salarié, locataire, client hôtelier ou client de l’un de nos clients, et que vous souhaitez consulter, rectifier ou supprimer vos données, contactez cette organisation. C’est elle qui détient les dossiers et qui décide de leur sort. Nous l’aiderons à vous répondre.

Gestlat ThinkLab n’est responsable du traitement que pour les données que nous conservons pour nos propres besoins : celles de notre personnel et de nos candidats, de nos prospects et des personnes qui nous contactent, des interlocuteurs de nos clients et des visiteurs de notre site web.

17.1 Produits logiciels (systèmes 360°)

Lorsque vous utilisez nos systèmes de gestion d’entreprise, des considérations supplémentaires en matière de confidentialité s’appliquent. Consultez les avis de confidentialité propres à chaque produit, disponibles dans chaque application.

17.2 Services MEAL

Pour les organisations qui utilisent nos services de MEAL en temps réel, nous traitons les données en qualité de sous-traitant. Des accords de traitement des données (DPA) spécifiques régissent ce traitement.

17.3 Réseau de consultants

Si vous rejoignez notre réseau de consultants, des conditions supplémentaires relatives à la confidentialité et au traitement des données s’appliquent.

Acceptation

En utilisant les services de Gestlat ThinkLab, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité et en accepter les termes.

Dernière mise à jour : 17 décembre 2025Date d’entrée en vigueur : 17 décembre 2025